Das Klärungsgespräch
Das Klärungsgespräch dient dem Abklären von Gründen bei wiederholtem Vernachlässigen von arbeitsvertraglichen oder dienstrechtlichen Pflichten. Möglicherweise hängen die Auffälligkeiten im Verhalten mit Suchtmittelkonsum oder Suchtverhalten zusammen.
Anlass für ein Klärungsgespräch ist, dass wiederholt arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Pflichten vernachlässigt worden und negative Veränderungen im Arbeits- oder Leistungsverhalten aufgefallen sind. Die Gründe für die Auffälligkeiten können Probleme im persönlichen, sozialen oder gesundheitlichen Bereich sein, sie können möglicherweise mit Suchtmittelkonsum oder Suchtverhalten zusammenhängen.
Ziel des Klärungsgespräches ist es, eine Rückmeldung zu den Auffälligkeiten zu geben, Hintergründe für die Auffälligkeiten sollen abgeklärt werden. Außerdem werden Erwartungen an das zukünftige Verhalten benannt und konkrete Schritte vereinbart, damit es nicht zu weiteren Auffälligkeiten kommt. Durch die Führungskraft werden auch Beratungs- und Unterstützungsangebote aufgezeigt, die dem bzw. der auffällig gewordenen Mitarbeitenden von Unternehmensseite gemacht werden können.
Zu den grundsätzlichen Regeln der Gesprächsführung gehört es, ein gutes Gesprächsklima zu schaffen. Auch beim Klärungsgespräch ist es wichtig, dass Führungskräfte erkennen lassen, dass sie sich um die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter Sorgen machen und Unterstützung anbieten. Es handelt sich um ein vertrauliches Gespräch, welches aber dokumentiert wird. Die Führungskraft fertigt eine Gesprächsnotiz an, die auch dem Beschäftigten ausgehändigt wird.
Im Klärungsgespräch benennt die Führungskraft die konkreten Vorfälle bzw. Auffälligkeiten und spricht Datum und Ort des beobachteten Vorfalls und dessen unmittelbare und mittelbare Auswirkungen an. Auch die Besorgnis über Probleme der beschäftigten Person wird zum Ausdruck gebracht. Die Führungskraft erläutert, dass aus dem Verhalten eine Vernachlässigung der Pflichten bzw. eine Störung des Arbeitszusammenhanges entsteht. Es werden die konkreten Erwartungen der Führungskraft an das weitere Arbeitsverhalten genannt.
Zur Vereinbarung konkreter Schritte gehört das Angebot von Unterstützung mit Hinweisen auf innerbetriebliche oder externe Beratungsmöglichkeiten und Hilfeangebote. Es wird auch ein Rückmeldegespräch vereinbart, das ca. 4 - 6 Wochen nach dem Klärungsgespräch stattfinden soll. Darin findet ein Austausch über die Entwicklung des Verhaltens statt.
Kommt es nach dem Klärungsgespräch nicht zu weiteren Auffälligkeiten, sollten die folgenden Klärungsgespräche im erweiterten Kreis stattfinden. Bei Vorfällen in Verbindung mit Suchtmittelgebrauch oder suchtgefährdendem Verhalten, werden die weiteren Gespräche anhand des Interventionsleitfadens „Stufenplan“ geführt.
Die Führungskraft wird in dem Gespräch die einzelnen Vorfälle ansprechen. Daher ist es sinnvoll, die einzelnen Pflichtverletzungen des bzw. der Arbeitnehmenden sowie die entsprechenden direkten und indirekten Folgen im Vorfeld des Gespräches schriftlich festzuhalten.
Die Führungskraft bereitet sich auf das Klärungsgespräch vor und hält schriftlich fest,
- was Gegenstand der „Klärung“ sein soll,
- welche Auffälligkeiten festgestellt wurden,
- welche Erwartungen an das zukünftige Verhalten bestehen
- und welche Unterstützung die/der Beschäftigte von Seiten des Betriebes erwarten kann.
Klärungsgespräch
Das Klärungsgespräch wird bei Vernachlässigung arbeitsvertraglicher Pflichten oder Störungen im Arbeitsablauf bzw. -umfeld angesetzt, bei denen Suchtmittelgebrauch oder gefährdendes Verhalten nicht ausgeschlossen ist, aber nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Ziel des Klärungsgesprächs ist es, eine Rückmeldung zu den Auffälligkeiten zu geben, die Erwartungen an das künftige Verhalten zu benennen und dafür konkrete Schritte zu vereinbaren. Zugleich wird Unterstützung angeboten und es werden Wege zur fachlichen Beratung und Hilfe aufgezeigt. Das Klärungsgespräch ist nicht Bestandteil des Stufenplans, kann diesem aber vorausgehen.
Beteiligte: Beschäftigte/Beschäftigter, unmittelbare bzw. zuständige Führungskraft
Vernachlässigt eine Person aus dem Kreis der Mitarbeitenden seine bzw. ihre arbeitsvertraglichen Pflichten in Verbindung mit persönlichen, gesundheitlichen oder sozialen Problemen, so setzt die Führungskraft ein Klärungsgespräch mit ihr / ihm an.
Die Führungskraft lässt sich ggf. vor dem Gespräch intern oder extern fachlich beraten, welche Unterstützungs-
angebote bestehen und was der betreffenden Person bei Bedarf empfohlen werden kann.
Inhalt des Gesprächs:
- Anlass des Gesprächs erläutern: Besorgnis ausdrücken, dass sich Probleme in der Arbeitssituation zeigen, die zu Störungen im Arbeitsverhältnis führen und gesundheitliche Gefährdungen oder soziale Nachteile befürchten lassen. Die betroffene Person wird darauf hingewiesen, dass sie die Unterstützung des Unternehmens bzw. der Führungskraft erwarten kann, um dies zu verändern.
- Die Vorfälle und Auffälligkeiten (Zeit, Ort) sowie deren Auswirkungen werden sachlich und konkret benannt.
- Die Wertschätzung aus der bisherigen Zusammenarbeit wird zum Ausdruck gebracht.
- Die Erwartungen an das zukünftige Verhalten in der Arbeitssituation werden präzisiert, die anstehenden Schritte dafür werden geklärt und festgehalten.
- Hinweise auf Unterstützungsmöglichkeiten:
a) durch innerbetriebliche Hilfeangebote von Beratung für Suchtfragen, vom betriebsärztlichen Dienst, vom betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM), Gesundheitsmanagement u. a.
b) durch externe Hilfeangebote: Fachberatung, Coaching, Therapie, Integrationshilfen u. a.
- Konkrete Vereinbarungen zu den Absprachen und einzelnen Schritten werden getroffen.
- Ein Termin für ein Rückmeldegespräch in ca. 4 bis 6 Wochen wird vereinbart.
Die Führungskraft fertigt eine Gesprächsnotiz über die vereinbarten Absprachen an. Diese stellt auf beiden Seiten die Verbindlichkeit her, die weiteren Schritte für eine positive Entwicklung ernsthaft zu verfolgen. Sie wird der angesprochenen Person in Kopie ausgehändigt.
Ob die Notiz bei der Führungskraft verbleibt, ist im Betrieb zu regeln.
Rückmeldegespräch(e) zum Klärungsgespräch bei positiver Entwicklung
Austausch mit der angesprochenen Person über die bisherige Entwicklung und den erreichten Fortschritt sowie über die Erwartungen an das zukünftige Verhalten. Bei Bedarf werden weitere Rückmeldegespräche innerhalb des folgenden Jahres verabredet.
Die Ergebnisse des Rückmeldegesprächs werden in einer Gesprächsnotiz festgehalten.
Sollte ein weiteres Klärungsgespräch notwendig werden, klärt die Führungskraft in der Vorbereitung mit Fachkräften aus dem Unterstützungssystem, welche weiteren Beteiligten zum Gespräch hinzugezogen werden sollten.
Quelle
Deutsche Hauptstelle für Suchtfragen (Hrsg.) (2022)
Qualitätsstandards in der betrieblichen Suchtprävention und Suchthilfe der Deutschen Hauptstelle für Suchtfragen (DHS). Ein Handbuch für die Praxis.
Hamm.
Literaturempfehlungen
Deutsche Hauptstelle für Suchtfragen (Hrsg.) (2019)
Alkohol am Arbeitsplatz. Eine Praxishilfe für Führungskräfte.
Hamm.
Online verfügbar: Link zum PDF
Deutsche Hauptstelle für Suchtfragen (Hrsg.) (2022)
Qualitätsstandards in der betrieblichen Suchtprävention und Suchthilfe der Deutschen Hauptstelle für Suchtfragen (DHS): Ein Handbuch für die Praxis.
Hamm.
Online Verfügbar: Link zum PDF
Deutsche Hauptstelle für Suchtfragen (Hrsg.) (2020)
Suchtprobleme am Arbeitsplatz. Eine Praxishilfe für Personalverantwortliche.
Hamm.
Online verfügbar: Link zum PDF
Müller, S. (2020)
Suchtmittel am Arbeitsplatz.
Baden-Baden, Nomos Verlag.