Das Klärungsgespräch
Das Klärungsgespräch dient dem Abklären von Gründen bei wiederholtem Vernachlässigen von arbeitsvertraglichen oder dienstrechtlichen Pflichten. Möglicherweise hängen die Auffälligkeiten im Verhalten mit Suchtmittelkonsum oder Suchtverhalten zusammen.
Wiederholt sind arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Pflichten vernachlässigt worden und aufgefallen. Die Gründe für die Auffälligkeiten können Probleme im persönlichen, sozialen oder gesundheitlichen Bereich sein, sie können möglicherweise mit Suchtmittelkonsum oder Suchtverhalten zusammenhängen.
Ziel des Klärungsgespräches ist es, eine Rückmeldung zu den Auffälligkeiten zu geben, Hintergründe für die Auffälligkeiten sollen abgeklärt werden. Außerdem werden Erwartungen an das zukünftige Verhalten benannt und konkrete Schritte vereinbart, damit es nicht zu weiteren Auffälligkeiten kommt. Durch die Führungskraft werden auch Beratungs- und Unterstützungsangebote aufgezeigt, die dem/der auffällig gewordenen Mitarbeiter:in von Unternehmensseite gemacht werden können.
Zu den grundsätzlichen Regeln der Gesprächsführung gehört es, ein gutes Gesprächsklima zu schaffen. Auch beim Klärungsgespräch ist es wichtig, dass Führungskräfte erkennen lassen, dass sie sich um die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter Sorgen machen und Unterstützung anbieten. Es handelt sich um ein vertrauliches Gespräch, welches aber dokumentiert wird. Die Führungskraft fertigt eine Gesprächsnotiz an, die auch dem Beschäftigten ausgehändigt wird.
Im Klärungsgespräch benennt die Führungskraft die konkreten Vorfälle bzw. Auffälligkeiten und spricht Datum und Ort des beobachteten Vorfalls und dessen unmittelbare und mittelbare Auswirkungen an. Auch die Besorgnis über Probleme der beschäftigten Person wird zum Ausdruck gebracht. Die Führungskraft erläutert, dass aus dem Verhalten eine Vernachlässigung der Pflichten bzw. eine Störung des Arbeitszusammenhanges entsteht. Es werden die konkreten Erwartungen der Führungskraft an das weitere Arbeitsverhalten genannt.
Zur Vereinbarung konkreter Schritte gehört das Angebot von Unterstützung mit Hinweisen auf innerbetriebliche oder externe Beratungsmöglichkeiten und Hilfeangebote. Es wird auch ein Rückmeldegespräch vereinbart, das ca. 4 - 6 Wochen nach dem Klärungsgespräch stattfinden soll. Darin findet ein Austausch über die Entwicklung des Verhaltens statt.
Kommt es nach dem Klärungsgespräch nicht zu weiteren Auffälligkeiten, so wird dies im Rückmeldegespräch mitgeteilt und die positive Verhaltensänderung wird bestätigt. Kommt es dagegen erneut zu Vorfällen, werden Gespräche anhand des Interventionsleitfadens „Stufenplan“ durchgeführt.
Die Führungskraft wird in dem Gespräch die einzelnen Vorfälle ansprechen. Daher ist es sinnvoll, die einzelnen Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers sowie deren direkte und indirekte Folgen im Vorfeld des Gespräches schriftlich festzuhalten.
Seitens der Führungskraft sollte auch überlegt und notiert werden, was Gegenstand der „Klärung“ sein soll, d.h. welche Fragen dem Beschäftigten gestellt werden sollen und worin mögliche Gründe für die wiederholte Pflichtverletzung liegen.
Klärungsgespräch
Das Klärungsgespräch wird bei Vernachlässigung arbeitsvertraglicher Pflichten oder Störungen im Arbeitsablauf bzw. -umfeld angesetzt, bei denen Suchtmittelgebrauch oder gefährdendes Verhalten nicht ausgeschlossen ist, aber nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Ziel des Klärungsgesprächs ist es, eine Rückmeldung zu den Auffälligkeiten zu geben, die Erwartungen an das künftige Verhalten zu benennen und dafür konkrete Schritte zu vereinbaren. Zugleich wird Unterstützung angeboten und es werden Wege zur fachlichen Beratung und Hilfe aufgezeigt. Das Klärungsgespräch ist nicht Bestandteil des Stufenplans, kann diesem aber vorausgehen.
Beteiligte: Beschäftigte/Beschäftigter, unmittelbare bzw. zuständige Führungskraft
Vernachlässigt eine Person aus dem Kreis der Mitarbeitenden ihre arbeitsvertraglichen Pflichten in Verbindung mit persönlichen, gesundheitlichen oder sozialen Problemen, so setzt die Führungskraft ein Klärungsgespräch mit ihr an.
Ein Klärungsgespräch ist zu allen inhaltlichen Punkten sorgfältig – am besten schriftlich – vorzubereiten.
Die Führungskraft lässt sich ggf. vor dem Gespräch intern oder extern fachlich beraten, welche Unterstützungs-
angebote bestehen und was der betreffenden Person bei Bedarf empfohlen werden kann.
Inhalt des Gesprächs:
• Anlass des Gesprächs erläutern: Besorgnis ausdrücken, dass sich Probleme in der Arbeitssituation zeigen, die
zu Störungen im Arbeitsverhältnis führen und gesundheitliche Gefährdungen oder soziale Nachteile befürchten
lassen. Die betroffene Person wird darauf hingewiesen, dass sie die Unterstützung des Unternehmens bzw. der
Führungskraft erwarten kann, um dies zu verändern.
• Die Vorfälle und Auffälligkeiten (Zeit, Ort) sowie deren Auswirkungen werden sachlich und konkret benannt.
• Die Wertschätzung aus der bisherigen Zusammenarbeit wird zum Ausdruck gebracht.
• Die Erwartungen an das zukünftige Verhalten in der Arbeitssituation werden präzisiert, die anstehenden
Schritte dafür werden geklärt und festgehalten.
• Hinweise auf Unterstützungsmöglichkeiten:
a) durch innerbetriebliche Hilfeangebote von Beratung für Suchtfragen, vom betriebsärztlichen Dienst,
vom betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM), Gesundheitsmanagement u. a.
b) durch externe Hilfeangebote: Fachberatung, Coaching, Therapie, Integrationshilfen u. a.
• Konkrete Vereinbarungen zu den Absprachen und einzelnen Schritten werden getroffen.
• Ein Termin für ein Rückmeldegespräch in ca. 4 bis 6 Wochen wird vereinbart.
Die Führungskraft fertigt eine Gesprächsnotiz über die vereinbarten Absprachen an. Diese stellt auf beiden
Seiten die Verbindlichkeit her, die weiteren Schritte für eine positive Entwicklung ernsthaft zu verfolgen. Sie wird
der angesprochenen Person in Kopie ausgehändigt.
Ob die Notiz bei der Führungskraft verbleibt, ist im Betrieb zu regeln.
Rückmeldegespräch(e) zum Klärungsgespräch bei positiver Entwicklung
Austausch mit der angesprochenen Person über die bisherige Entwicklung und den erreichten Fortschritt sowie über die Erwartungen an das zukünftige Verhalten. Bei Bedarf werden weitere Rückmeldegespräche innerhalb des folgenden Jahres verabredet.
Die Ergebnisse des Rückmeldegesprächs werden in einer Gesprächsnotiz festgehalten.
Sollte ein weiteres Klärungsgespräch notwendig werden, klärt die Führungskraft in der Vorbereitung mit Fachkräften aus dem Unterstützungssystem, welche weiteren Beteiligten zum Gespräch hinzugezogen werden sollten.
Quelle
Wienemann, Elisabeth; Pegel-Rimpl, Ute (2022): Qualitätsstandards in der betrieblichen Suchtprävention und Suchthilfe der Deutschen Hauptstelle für Suchtfragen (DHS). Ein Handbuch für die Praxis. S. 199
Ablauf bei auffälligem Verhalten
Quelle
Wienemann, Elisabeth; Pegel-Rimpl, Ute (2022): Qualitätsstandards in der betrieblichen Suchtprävention und Suchthilfe der Deutschen Hauptstelle für Suchtfragen (DHS). Ein Handbuch für die Praxis. S. 116
Literaturempfehlungen
Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (2018)
Leitbegriffe der Gesundheitsförderung. Glossar zu Konzepten, Strategien und Methoden der Gesundheitsförderung
E-Book
Köln.
Online verfügbar: Link zum PDF
Deutsche Hauptstelle für Suchtfragen (Hrsg.) (2020)
Suchtprobleme am Arbeitsplatz. Eine Praxishilfe für Personalverantwortliche.
Hamm.
Online verfügbar: Link zum PDF
Fleck, J. (2002)
Rechtliche Praxis bei Drogenkonsum von Arbeitnehmern
in: Grotenhermen, F.; Karus, M. (Hrsg.)
Cannabis, Straßenverkehr und Arbeitswelt. Recht - Medizin - Politik.
Berlin (u.a.): Springer.
S. 61-80
Graefe, B. (2000)
Juristische Rahmenbedingungen im Umgang mit Suchtproblemen in der Arbeitswelt
in: Schumann, G. (Hrsg.)
Stand und Perspektive betrieblicher Suchtprävention und Suchthilfe.
Oldenburg: Bibliotheks- und Informationssystem der Universität.
S. 89-93
Schumann, G. (2004)
Gesundheitsförderliches Führungsverhalten und lösungsorientierte Interventionen am Arbeitsplatz. Handlungsorientiertungen für Führungskräfte im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements der Carl von Ossietzky Universität.
Oldenburg: Betriebliche Sozial- und Suchtberatung des Studentenwerks und der Universität Oldenburg.
Wienemann, E.; Pegel-Rimpl, U. (2022)
Qualitätsstandards in der betrieblichen Suchtprävention und Suchthilfe der Deutschen Hauptstelle für Suchtfragen (DHS): Ein Handbuch für die Praxis
Online Verfügbar: Link zum PDF